Wydatki na ubezpieczenie samochodu mogą obniżyć podatek dochodowy. Poznaj zasady odliczania kosztów OC, AC, NNW i GAP w firmie. Dowiedz się, jak forma własności i sposób użytkowania wpływają na możliwe odliczenia.
Czy ubezpieczenie samochodu można odliczyć od podatku?
Prowadzenie firmy generuje liczne wydatki. Przedsiębiorcy chcą zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu. Posiadanie samochodu wiąże się z regularnymi kosztami. Pojazd wymaga przeglądów i tankowania. Ważne jest też obowiązkowe ubezpieczenie. Ubezpieczenie samochodu przez przedsiębiorcę jest kosztem podatkowym. Można obniżyć podatek dochodowy poprzez odliczenie tych kosztów. Przepisy dotyczące odliczenia są jasne. Ograniczenia mogą jednak zaskoczyć podatników.
Czy koszt ubezpieczenia samochodu można ująć w kosztach firmy w 2025 roku?
Koszt ubezpieczenia samochodu osobowego można zaliczyć do kosztów firmowych w 2025 roku. Obowiązują jednak pewne limity. Zależą one od rodzaju ubezpieczenia i sposobu użytkowania pojazdu.
Rodzaje ubezpieczeń a koszty firmowe
Istnieją różne rodzaje ubezpieczeń komunikacyjnych. Ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla każdego samochodu. Dodatkowe ubezpieczenia to AC i NNW. Można je dokupić dobrowolnie. Ubezpieczenie Assistance zapewnia pomoc na drodze. Ubezpieczenie GAP chroni przed utratą wartości pojazdu. Wszystkie te ubezpieczenia mogą być zaliczone w koszty firmowe. Zasady zaliczania różnią się dla poszczególnych typów polis.
Ubezpieczenie OC jako koszt firmowy
Ubezpieczenie OC to wymóg prawny. Jest obowiązkowe dla pojazdów mechanicznych. Dotyczy to także aut firmowych. Koszty obowiązkowego ubezpieczenia OC można odliczyć w całości. Nie zależą one od wartości samochodu. Nie ma tu żadnych limitów kwotowych. Ubezpieczenie obowiązkowe można zaliczyć w 100% do kosztów.
Ubezpieczenie OC to prawdziwy skarb w świecie kosztów firmowych. 100% wydatków na OC można odliczyć, bez względu na wartość samochodu czy sposób jego wykorzystania.
Ubezpieczenie AC i jego limity
Ubezpieczenie AC nie jest obowiązkowe. Chroni przed kosztami naprawy. Obejmuje uszkodzenia, kradzież czy pożar. AC może być zaliczone do kosztów firmy. Obowiązują tu jednak limity. Limit wartości pojazdu dla odliczeń AC wynosi 150 000 zł. Dotyczy to samochodów spalinowych. Dla pojazdów elektrycznych limit wynosi 225 000 zł. Jeśli wartość auta przekracza ten limit, koszt AC jest zaliczany proporcjonalnie.
Przewidziane w art. 16 ust. 1 pkt 49 ograniczenie dotyczy składek, których wysokość jest uzależniona od wartości samochodu.
Jak księgować ubezpieczenie z limitem 150 000 zł?
Jeśli wartość pojazdu nie przekracza 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektrycznych), całą składkę AC można zaliczyć do kosztów. Gdy wartość jest wyższa, zalicza się część proporcjonalną do limitu. Na przykład, dla auta wartego 300 000 zł, można zaksięgować 50% kosztów AC. Limit do kosztów oblicza się wzorem: (150 tys. zł / wartość pojazdu) * wartość ubezpieczenia AC.
Ubezpieczenie NNW, Assistance i GAP
Ubezpieczenie NNW zapewnia odszkodowanie. Dotyczy uszczerbku na zdrowiu lub śmierci. Następuje to w wyniku wypadku drogowego. Koszty ubezpieczenia NNW można odliczyć w całości. Nie podlegają one limitom wartości pojazdu. Ubezpieczenie Assistance również można uwzględnić w kosztach firmowych. Pokrywa ono pomoc w sytuacjach awaryjnych.
Ubezpieczenie GAP jest ubezpieczeniem dobrowolnym. Chroni przed utratą wartości pojazdu. Pokrywa różnicę między odszkodowaniem z AC a wartością pojazdu. Dotyczy to szkody całkowitej lub kradzieży. Składki na ubezpieczenie GAP są limitowane. Limit wynosi 150 tys. zł w przypadku wartości pojazdu powyżej tej kwoty. W przypadku kosztów eksploatacyjnych limit odliczenia GAP to 20%, 75% lub 100%. Zależy to od formy użytkowania pojazdu.
Wpływ formy własności i sposobu użytkowania
Możliwość odliczenia kosztów ubezpieczenia zależy od wielu czynników. Kluczowe są forma własności pojazdu i sposób jego użytkowania. Samochód w firmie może być własnością firmową. Może być też własnością prywatną. Popularne formy to leasing, najem czy dzierżawa. Przepisy nie wymagają ubezpieczenia na firmę. Można je zawrzeć prywatnie lub na firmę.
Samochód firmowy (środek trwały)
Samochód można wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Wtedy uznaje się go za firmowy. Musi być wykorzystywany do celów działalności. Przy użytkowaniu wyłącznie do celów firmowych możliwe jest odliczenie 100% kosztów ubezpieczenia. Dotyczy to OC i NNW w całości. AC i GAP podlegają limitom wartości pojazdu (150 tys./225 tys. zł). W przypadku samochodów ciężarowych można uwzględnić całą kwotę na ubezpieczenie.
Samochód prywatny używany w firmie
Przedsiębiorcy często używają prywatnych aut w działalności. Od 1 stycznia 2019 roku zasady się zmieniły. Można zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków. Dotyczy to pojazdów prywatnych używanych do celów mieszanych. Obejmuje to koszty eksploatacji i ubezpieczenia. Limit składek na ubezpieczenie dla prywatnych samochodów to 20%. W przypadku samochodów prywatnych nieprzypisanych do majątku firmy, odliczenie składek ogranicza się do 20%.
Samochód w leasingu, najmie, dzierżawie
Leasing operacyjny i finansowy wpływają na rozliczenie kosztów. Zasady zależą od rodzaju umowy i wartości pojazdu. W przypadku leasingu, odliczenie VAT wynosi 100%. Dotyczy to rat leasingowych przy użytkowaniu wyłącznie do celów działalności. Koszty ubezpieczenia w leasingu podlegają tym samym limitom co auta własne. Jeśli wartość pojazdu przekracza 150 tys. zł, AC księguje się proporcjonalnie.
Limity procentowe odliczeń
W 2025 roku obowiązują limity. Dotyczą one ujmowania wydatków eksploatacyjnych. Limity wynoszą 20%, 75% lub 100%. Zależą od sposobu użytkowania pojazdu.
- 100% kosztów: Dotyczy pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych. Wymaga to spełnienia warunków prowadzenia kilometrówki.
- 75% kosztów: Dotyczy pojazdów stanowiących firmowe środki trwałe. Obejmuje to auta użytkowane na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu. Stosuje się przy użytkowaniu mieszanym (firma i prywatnie).
- 20% kosztów: Dotyczy pojazdów prywatnych używanych do celów mieszanych.
Limit 75% dotyczy kosztów eksploatacji. Obejmuje paliwo czy wymianę oleju. Nie dotyczy on składek ubezpieczeniowych OC i NNW. Te ubezpieczenia można zaliczyć w całości. AC i GAP podlegają limitom wartości pojazdu.
Jak dokumentować koszty ubezpieczenia?
Prawidłowe rozliczenie wymaga dokumentacji. Niezbędna jest polisa ubezpieczeniowa. Potrzebny jest też dowód opłacenia składki. Dzień powstania kosztu to dzień wystawienia polisy. Nie jest wymagana osobna faktura.
W przypadku użytkowania mieszanego konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Nazywa się ją kilometrówką. Przy użytkowaniu prywatnym na cele służbowe jest to kluczowe. Koszt ubezpieczenia oblicza się jako iloczyn kilometrów z ewidencji i stawki za 1 km.
- Posiadaj polisę ubezpieczeniową.
- Zachowaj dowód zapłaty składki.
- Prowadź szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu przy użytkowaniu mieszanym.
- Zachowaj dokumentację i regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Metody księgowania ubezpieczenia
Koszty ubezpieczenia księguje się różnie. Zależy to od wybranej metody. Dostępna jest metoda kasowa. Możliwa jest też metoda memoriałowa. W metodzie kasowej koszty ujmuje się w dacie zawarcia umowy. W metodzie memoriałowej księguje się je proporcjonalnie do okresu. W 2025 roku można rozliczać ubezpieczenie na okres do 12 miesięcy. Umowy wieloletnie wymagają podziału na lata.
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Rozliczanie ubezpieczenia samochodu w firmie jest możliwe. Wymaga jednak zachowania odpowiednich zasad. Kluczowe jest prawidłowe zakwalifikowanie pojazdu. Ważne jest też dokładne dokumentowanie wykorzystania. Limity odliczeń zależą od rodzaju ubezpieczenia. Wpływ ma wartość pojazdu i sposób jego użytkowania.
- Śledź aktualne przepisy podatkowe.
- Konsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
- Regularnie śledź interpretacje podatkowe.
- Systematycznie prowadź dokumentację ubezpieczeniową.
- Analizuj oferty ubezpieczycieli.
- Rozważ pakietowe ubezpieczenia dla floty pojazdów (Allianz uznaje za flotę ponad 20 pojazdów).
Przepisy podatkowe ulegają zmianom. Warto na bieżąco śledzić aktualne regulacje. Konsultacja ze specjalistami pomaga uniknąć błędów.
Rozliczanie ubezpieczenia samochodu w firmie może być skomplikowane. Przy zachowaniu odpowiednich zasad jest jak najbardziej możliwe. Kluczowe jest prawidłowe zakwalifikowanie pojazdu. Ważne jest dokładne dokumentowanie jego wykorzystania.
Pamiętaj, że ubezpieczenie samochodu ciężarowego można odliczyć w całości. W przypadku samochodów osobowych obowiązują limity. Wartość ubezpieczenia powinna odpowiadać wartości pojazdu. Dotyczy to wartości zgłoszonej do urzędu.