Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w firmie

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu w firmie wymaga znajomości przepisów. Sposób rozliczenia zależy od metody księgowania i rodzaju ubezpieczenia. Ten poradnik wyjaśnia kluczowe zasady.

Czy ubezpieczenie samochodu stanowi koszt firmowy?

Wydatki na ubezpieczenie samochodu mogą powiększyć koszty firmowe. Muszą spełnić określone warunki. Koszty ponosi podatnik prowadzący działalność. Wydatki muszą być należycie udokumentowane. Muszą też być związane z przychodem firmy. Ubezpieczenie ma na celu zabezpieczenie źródła przychodu. Działania te są ważne dla rozliczeń podatkowych.

Podstawa prawna i warunki zaliczenia

Art. 22 ustawy o PIT wskazuje na celowość kosztów. Koszty służą uzyskaniu lub zabezpieczeniu przychodu. Polisa ubezpieczeniowa może być kosztem. Musi potwierdzać zawarcie umowy. Polisa powinna zawierać dane ubezpieczyciela. Ważna jest data wystawienia polisy. Zakres ubezpieczenia także ma znaczenie. Interpretacje organów podatkowych to potwierdzają.

Rodzaje ubezpieczeń a koszty

Ubezpieczenia dzielimy na obowiązkowe i dobrowolne. Obowiązkowe OC jest konieczne dla pojazdów. Dotyczy to samochodów osobowych i ciężarowych. Podatnicy mogą wybrać ubezpieczenia dobrowolne. Należą do nich AC, NNW i GAP. Każdy rodzaj ubezpieczenia ma inne zasady rozliczenia.

Obowiązkowe OC i NNW

Polisa OC pojazdu firmowego jest kosztem w całości. Dotyczy to również pojazdu prywatnego używanego w firmie. Koszt ubezpieczenia NNW także można zaliczyć w całości. Nie ma tu limitu wartości pojazdu. Te ubezpieczenia są w pełni kosztem uzyskania przychodu. Dotyczy to również samochodów prywatnych. Przedsiębiorca ma prawo do pełnego kosztu OC/NNW.

Dobrowolne AC i GAP – limity

Składki na ubezpieczenie AC i GAP podlegają limitom. Limit ten dotyczy samochodów osobowych. Od 2019 roku limit wynosi 150 tys. zł. Wartość pojazdu ma kluczowe znaczenie. Jeśli wartość samochodu przekracza 150 tys. zł, stosuje się proporcję. Koszt ubezpieczenia zalicza się proporcjonalnie do limitu. Polisa AC/GAP samochodu firmowego lub leasingowanego jest kosztem. Jest nim w pełnej wysokości lub proporcjonalnie. Zależy to od wartości pojazdu i limitu. Ubezpieczenie GAP pokrywa różnicę wartości. Dotyczy to wartości pojazdu a odszkodowania z AC. To ubezpieczenie odnosi się do wartości samochodu. Podlega więc limitowi 150 tys. zł.

Wartość pojazdu ponad limit wymaga obliczenia proporcji. Przykład: auto warte 190 tys. zł, polisa AC kosztuje 2000 zł. Koszt do zaliczenia to (150 000 / 190 000) * 2000 zł. Daje to 1 578,95 zł kosztu. Limit 75% dotyczy kosztów eksploatacji. Nie stosuje się go do kosztów ubezpieczenia.

Pamiętaj, że limit 150 tys. zł obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku. Wcześniej obowiązywał limit 20 tys. euro dla składek AC.

Metody księgowania polisy w KPiR

Sposób księgowania polisy zależy od metody ujmowania kosztów. W KPiR stosuje się metodę kasową lub memoriałową. Należy stosować wybraną metodę konsekwentnie. Nie można jej zmieniać w trakcie roku podatkowego. Metoda wpływa na moment zaliczenia wydatku do kosztów.

Metoda kasowa

Metoda kasowa jest prostsza w zastosowaniu. Wydatek księguje się jednorazowo. Momentem księgowania jest data wystawienia dokumentu. W przypadku polisy to data zawarcia umowy. Cała kwota polisy trafia do kosztów w tym jednym dniu. Nie ma znaczenia okres obowiązywania polisy. Przykład: polisa na rok zawarta 10 stycznia. Całą kwotę księgujesz 10 stycznia. System wfirma domyślnie stosuje metodę kasową.

Metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa wymaga podziału kosztu. Dzieli się go proporcjonalnie. Podział dotyczy okresu obowiązywania polisy. Przykład: polisa na rok zawarta 10 stycznia. Koszt rozkłada się na 12 miesięcy. Każdego miesiąca księguje się część kosztu. W systemach księgowych używa się opcji RMK. RMK oznacza rozliczenie międzyokresowe kosztów. Pozwala to automatycznie księgować część kosztu co miesiąc. Zmiana metody na memoriałową jest możliwa w ustawieniach systemu.

Samochód firmowy a prywatny w kosztach

Przedsiębiorca może używać różnych pojazdów. Może korzystać z samochodu firmowego. Może też używać pojazdu prywatnego w działalności. Sposób użytkowania wpływa na rozliczenia. Dotyczy to odliczania VAT i kosztów ubezpieczenia.

Samochód firmowy (środek trwały)

Samochód firmowy wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych. Wydatki na ubezpieczenie takiego pojazdu są kosztem firmowym. Zasady rozliczenia zależą od rodzaju ubezpieczenia. OC i NNW są kosztem w całości. AC i GAP podlegają limitowi 150 tys. zł. Odliczenie VAT zależy od sposobu użytkowania. Możliwe jest odliczenie 50% lub 100% VAT.

Samochód prywatny używany w działalności

Samochód prywatny nie jest środkiem trwałym firmy. Można go używać w działalności gospodarczej. Koszty ubezpieczenia można rozliczać. Można zaliczyć do kosztów 20% wartości wydatku. Dotyczy to składek na OC i AC. Jest to możliwe, gdy pojazd jest używany również prywatnie. Koszt można rozliczyć jako wydatek bieżący. Nie wymaga to prowadzenia kilometrówki. Dotyczy to wydatków na ubezpieczenie. Wydatki na paliwo wymagają kilometrówki. Wykorzystanie prywatnego samochodu podlega ograniczeniom. Dotyczy to umów najmu, dzierżawy lub użyczenia.

Księgowanie polisy w systemie wfirma.pl

System wfirma.pl pomaga w księgowaniu polis. Oferuje funkcje ułatwiające rozliczenia. Umożliwia dodawanie pojazdów do systemu. Pozwala na wprowadzanie wydatków związanych z pojazdami. System wspiera różne metody księgowania.

Dodawanie pojazdu

Zanim zaksięgujesz polisę, dodaj pojazd do systemu. Wprowadź dane pojazdu. Określ jego wartość. Zaznacz sposób użytkowania (firmowy/prywatny). System wykorzysta te dane do rozliczeń. Jest to pierwszy krok do prawidłowego księgowania.

Wprowadzanie polisy

Polisę można zaksięgować jako wydatek bez VAT. Podstawowym dokumentem jest polisa ubezpieczeniowa. Można też użyć faktury, jeśli została wystawiona. Wprowadź dane towarzystwa ubezpieczeniowego. Podaj numer polisy. Wpisz kwotę ubezpieczenia. System automatycznie zaksięguje wydatek. Zazwyczaj trafi on do kolumny 13 KPiR. Jest to kolumna „Pozostałe wydatki”.

Według serwisu Księgowego,

„W związku z powyższym wydatek związany z zakupem polisy ubezpieczeniowej pojazdu wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zaliczony do kosztów firmowych.”

Rozliczanie metodą memoriałową (RMK)

System wfirma domyślnie księguje metodą kasową. Jeśli stosujesz metodę memoriałową, użyj opcji RMK. Zaznacz okres obowiązywania polisy. System automatycznie podzieli koszt. Będzie księgował odpowiednią część co miesiąc. Użycie RMK zapewnia prawidłowe rozliczenie w czasie.

Oto sugestie dotyczące księgowania w systemie:

• Przed księgowaniem polisy wprowadź pojazd do systemu.
• Użyj opcji RMK, aby rozliczyć polisę w czasie (metoda memoriałowa).
• W razie przekroczenia limitu 150 tys. zł, rozlicz wartość proporcjonalnie.
• Księguj polisę jako wydatek bez VAT.

Ważne zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy. Zmiany dotyczą rozliczania kosztów samochodów osobowych. Nowelizacja ustawy o podatkach dochodowych wprowadziła nowe zasady. Dotyczą one w szczególności składek ubezpieczeniowych. Główna zmiana to wprowadzenie limitu 150 tys. zł. Dotyczy on składek na ubezpieczenia AC i GAP. Wcześniej obowiązywał inny limit. Rozliczenie polis od 2019 roku zależy od metody księgowania. Zależy też od wspomnianych limitów. Zasady te dotyczą zarówno samochodów firmowych, jak i prywatnych w użyciu firmowym.

Według serwisu Doradztwa Podatkowego,

„Zmiany wprowadzone do ustaw o podatkach dochodowych od 1 stycznia 2019 r. dotyczą możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na opłacenie składek ubezpieczeniowych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej.”

Dokumentacja i dowody księgowe

Do zaksięgowania polisy potrzebujesz dowodu księgowego. Podstawą może być polisa ubezpieczeniowa. Ważne, aby zawierała niezbędne dane. Należą do nich: nazwa ubezpieczyciela, dane podatnika, data wystawienia, okres ubezpieczenia, kwota. Faktura VAT również stanowi dowód. W przypadku ubezpieczeń zazwyczaj jest to dokument bez VAT. Dowód musi potwierdzać poniesienie wydatku. Należy go przechowywać do celów kontroli podatkowej.

Podsumowanie kluczowych zasad

Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu jest możliwe. Wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu. Zależy to od rodzaju ubezpieczenia i wartości pojazdu. Obowiązkowe OC i NNW są kosztem w całości. Dobrowolne AC i GAP podlegają limitowi 150 tys. zł. Limit ten dotyczy samochodów osobowych od 2019 roku. Ważna jest też metoda księgowania w KPiR. Można wybrać metodę kasową lub memoriałową. Metoda kasowa księguje wydatek jednorazowo. Metoda memoriałowa rozkłada koszt w czasie. Samochód prywatny w firmie pozwala na odliczenie 20% kosztu ubezpieczenia. Pamiętaj o prawidłowej dokumentacji. Polisę lub fakturę należy przechowywać. Systemy takie jak wfirma.pl ułatwiają ten proces. Pozwalają na dodanie pojazdu i księgowanie polisy. Użyj opcji RMK dla metody memoriałowej.

Oto najważniejsze zagadnienia w pigułce:

Zagadnienie	Zasada
Ubezpieczenie OC/NNW	Pełny koszt (firmowy/prywatny w użyciu firmowym)
Ubezpieczenie AC/GAP (samochód osobowy)	Limit 150 tys. zł wartości pojazdu od 2019 r.
Metoda kasowa (KPiR)	Cały koszt w dacie zawarcia polisy
Metoda memoriałowa (KPiR)	Koszt dzielony proporcjonalnie do okresu polisy
Samochód prywatny w firmie	20% wartości składek w kosztach
Dowód księgowy	Polisa ubezpieczeniowa lub faktura

Działania zabezpieczające źródło przychodu są kluczowe. Ubezpieczenie pojazdu jest takim działaniem. Prawidłowe księgowanie zapewnia zgodność z przepisami.

Tabela przedstawiająca kluczowe zasady księgowania polis samochodowych w firmie.

Według serwisu Księgowego,

„Podpisując polisę OC na rok, wydatek można w całości zaliczyć do kosztów w dniu zawarcia w metodzie kasowej.”

Pamiętaj, aby przy zawieraniu kolejnych umów ubezpieczenia ponownie ustalić koszty. Wartość ubezpieczenia może się zmienić. Dotyczy to zwłaszcza polis AC zależnych od wartości pojazdu.