Przedsiębiorcy w Polsce muszą prawidłowo rozliczać koszty firmowe. Ubezpieczenie samochodu stanowi ważny element tych wydatków. Zrozumienie zasad odliczania 75% lub 100% kosztów jest kluczowe. Wyjaśniamy, kiedy i jak odliczać wydatki na ubezpieczenie.
Rodzaje ubezpieczeń samochodowych w firmie
Samochód firmowy wymaga odpowiedniego ubezpieczenia. Podstawą jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Jest ono obowiązkowe dla każdego zarejestrowanego pojazdu. Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) także jest często spotykane. Ubezpieczenie autocasco (AC) jest dobrowolne. Chroni pojazd przed uszkodzeniem lub kradzieżą. Ubezpieczenie GAP chroni przed utratą wartości pojazdu.
Polskie prawo wymaga posiadania OC. Właściciel pojazdu ma ten obowiązek. Ubezpieczenia OC i NNW można zazwyczaj zaliczyć w koszty w całości. Ubezpieczenia AC i GAP mają pewne ograniczenia.
Odliczanie kosztów ubezpieczenia w firmie – podstawowe zasady
Zasady odliczania kosztów zależą od użytkowania pojazdu. W 2025 roku obowiązują limity odliczeń. Można odliczyć 100%, 75% lub 20% kosztów. Limit 100% dotyczy samochodów używanych wyłącznie służbowo. Trzeba zgłosić pojazd do urzędu skarbowego (VAT-26). Należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Limit 75% stosuje się przy użytkowaniu mieszanym. Obejmuje to cele firmowe i prywatne. Jest to elastyczna opcja rozliczenia. Limit 20% dotyczy prywatnych pojazdów. Chodzi o auta używane w działalności. Ta zasada obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku.
- Prowadź dokładną ewidencję przebiegu pojazdu.
- Zgłoś pojazd do urzędu skarbowego, jeśli używasz go tylko w firmie.
- Prowadź dokumentację i ewidencję kosztów.
„Wykorzystanie samochodu w firmie w znaczący sposób ułatwia prowadzenie działalności.”
Limity wartości pojazdu a koszty ubezpieczenia
Wartość samochodu wpływa na odliczenia AC i GAP. Limit dla pojazdów spalinowych wynosi 150 000 zł. Limit dla pojazdów elektrycznych wynosi 225 000 zł. Przekroczenie limitu ogranicza odliczenie. Dotyczy to ubezpieczeń dobrowolnych (AC, GAP). Koszty OC można w pełni odliczyć. Nie zależą od wartości pojazdu.
Przy wartości pojazdu 200 000 zł odliczenie AC jest ograniczone. Limit 150 000 zł ma tutaj zastosowanie. Część składki nie może być odliczona. Księguje się ją proporcjonalnie do wartości auta.
| Typ pojazdu | Limit wartości dla AC/GAP |
|---|---|
| Spalinowy/Hybrydowy | 150 000 zł |
| Elektryczny/Wodorowy | 225 000 zł |
Ubezpieczenie samochodu w leasingu a odliczenia
Leasing operacyjny i finansowy mają różne zasady. W leasingu operacyjnym koszty ubezpieczenia ponosi leasingobiorca. Odlicza je zgodnie z zasadami użytkowania (100% lub 75%). W leasingu finansowym auto jest środkiem trwałym leasingobiorcy. Odlicza on amortyzację i koszty ubezpieczenia. Koszty ubezpieczenia mogą być w pełni odliczane. Muszą być spełnione określone warunki.
Posiadanie ubezpieczenia AC jest obowiązkowe w leasingu. Taką zasadę narzucają firmy leasingowe. Nie jest prawnie konieczne w innych przypadkach.
Księgowanie kosztów ubezpieczenia
Księgowanie kosztów ubezpieczenia zależy od jego rodzaju. Ubezpieczenia obowiązkowe (OC, NNW) księguje się w całości. Zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów. Koszty dobrowolne (AC, GAP) księguje się z ograniczeniami. Dotyczy to limitu wartości pojazdu (150 000 zł lub 225 000 zł). Księguje się je proporcjonalnie do wartości auta.
W 2025 roku można odliczyć VAT od wydatków eksploatacyjnych. Limit wynosi 50% lub 100%. Zależy to od wykorzystywania pojazdów. Od 2026 roku wchodzi system e-Faktur (KSeF). Wpłynie to na rozliczenia VAT. Ewidencja środków trwałych jest kluczowa. Pomaga w optymalizacji odliczeń.
Koszty eksploatacyjne obejmują wiele wydatków. To paliwo, serwis i części. Dotyczy to także ubezpieczeń i opłat parkingowych. Obejmuje myjnie i amortyzację.
| Typ ubezpieczenia | Limit odliczenia (podatek dochodowy) | Limit odliczenia (VAT, dla wydatków eksploatacyjnych) |
|---|---|---|
| OC, NNW | 100% | 50% lub 100% (zależnie od użytkowania) |
| AC, GAP (dla aut do 150/225 tys. zł) | 100% (przy 100% użytku firmowym) lub 75% (przy użytku mieszanym) | 50% lub 100% (zależnie od użytkowania) |
| AC, GAP (dla aut powyżej 150/225 tys. zł) | Proporcjonalnie do limitu wartości (np. 150k / wartość pojazdu) * 75% lub 100% | 50% lub 100% (zależnie od użytkowania) |
Jak wybrać odpowiednie ubezpieczenie?
Wybór między 75% a 100% w kosztach zależy od użytkowania. 100% jest korzystne przy wyłącznym użytku firmowym. Wymaga to prowadzenia ewidencji i zgłoszenia VAT-26. 75% jest prostsze przy użytku mieszanym. Nie wymaga szczegółowej ewidencji przebiegu.
Wybór powinien być zgodny z rzeczywistym wykorzystaniem. Analiza sposobu użytkowania pojazdu jest ważna. Warto rozważyć pojazdy elektryczne. Mają one wyższy limit odliczeń AC/GAP (225 000 zł). Prowadzenie ewidencji użytkowania pojazdu jest kluczowe. Pozwala to korzystać z pełnych odliczeń.
Różnica między 75% a 100% może dotyczyć też ubezpieczenia GAP. Ubezpieczenie GAP uzupełnia odszkodowanie z AC. Pokrywa różnicę między wartością rynkową a wartością zakupu. Nowy pojazd może stracić do 20% wartości w pierwszym roku. GAP 75% pokrywa 75% tej różnicy. GAP 100% pokrywa 100% tej różnicy. Opcja 100% zapewnia pełne zabezpieczenie. Wariant 75% jest zazwyczaj tańszy. Wybór zależy od wartości auta i rezerwy finansowej.
Porównywarki ubezpieczeń – oszczędność i wygoda
Znalezienie najkorzystniejszej oferty wymaga porównania. Kalkulatory i porównywarki OC/AC ułatwiają ten proces. Pozwalają porównać oferty wielu firm. Zajmuje to tylko kilka minut. Można zaoszczędzić znaczną kwotę. Niektórzy kierowcy oszczędzają do 50%. Średnia cena OC w marcu 2025 wynosiła 851 zł. Ceny różnią się znacznie. Zależą od wieku kierowcy, miejsca zamieszkania i marki pojazdu.
Kalkulatory są bezpłatne. Podanie prawdziwych danych zwiększa dokładność wyliczeń. Firmy ubezpieczeniowe weryfikują historię ubezpieczenia. Brak OC grozi wysokimi karami od UFG. Sprawca wypadku bez OC ponosi wysokie koszty.
- Porównaj oferty ubezpieczeń online.
- Używaj kalkulatorów do sprawdzania składek.
- Podawaj prawdziwe dane, aby uniknąć problemów.
- Regularnie porównuj oferty, by znaleźć najkorzystniejsze.
Czy ubezpieczenie OC zawsze mogę zaliczyć do kosztów podatkowych?
Tak, ubezpieczenie OC można w całości zaliczyć do kosztów. Jest to ubezpieczenie obowiązkowe. Nie ma znaczenia wartość pojazdu ani sposób jego użytkowania.
Jak księgować ubezpieczenie z limitem 150 000 zł?
Koszty ubezpieczenia AC lub GAP dla pojazdu powyżej 150 000 zł księguje się proporcjonalnie. Należy obliczyć proporcję wartości limitu do wartości pojazdu. Tę proporcję stosuje się do składki ubezpieczeniowej. Odlicza się tylko część składki.
Co grozi za brak ważnego ubezpieczenia OC?
Brak ważnego ubezpieczenia OC wiąże się z wysokimi karami finansowymi. Kary nakłada Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG). Wysokość kary zależy od typu pojazdu i okresu bez ubezpieczenia. Sprawca wypadku bez OC musi pokryć koszty szkody z własnej kieszeni.