Posiadanie samochodu w firmie generuje koszty. Ubezpieczenie pojazdu to jeden z nich. Wyjaśniamy, które polisy możesz odliczyć od podatku i na jakich zasadach.
Każdy przedsiębiorca ponosi różne wydatki. Starasz się je ująć w kosztach firmy. Koszty te obniżają podstawę opodatkowania. Ubezpieczenie samochodu osobowego to częsty wydatek. Możesz go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Sposób rozliczenia zależy od typu polisy i użytkowania auta.
Podstawowe zasady rozliczania ubezpieczeń komunikacyjnych
Ubezpieczenie samochodu wiąże się z regularnymi opłatami. Samochód wymaga przeglądów i tankowania. Potrzebuje też odpowiedniej polisy. Polisy komunikacyjne można wliczyć w koszty. Musisz spełnić warunki określone w przepisach.
Przepisy podatkowe regulują tę kwestię. Ustawa o PIT zawiera szczegółowe wytyczne. Nowelizacja z 2019 roku zmieniła zasady. Musisz znać aktualne regulacje. Możesz uwzględnić różne rodzaje ubezpieczeń. Dotyczy to OC, AC, NNW i Assistance.
Ubezpieczenie OC i NNW w kosztach firmy
Ubezpieczenie OC jest obowiązkowe dla każdego auta. Polisy OC i NNW można zaliczyć w koszty firmy. Możesz rozliczyć je w pełnej wartości. Dotyczy to samochodów firmowych i leasingowanych. Jeśli używasz auta prywatnego do firmy, limit wynosi 20% kosztów.
Kosztem uzyskania przychodu jest dzień wystawienia polisy. Nie jest to dzień opłaty. Moment rozliczenia zależy od metody księgowania. Przy metodzie kasowej koszt powstaje w dacie polisy. Przy metodzie memoriałowej rozliczasz go proporcjonalnie.
Czy ubezpieczenie OC samochodu można odliczyć od podatku?
Tak, ubezpieczenie OC można odliczyć od podatku. Sposób odliczenia zależy od sposobu użytkowania samochodu. Dla aut firmowych i w leasingu odliczasz 100% kosztu. Dla aut prywatnych używanych w firmie odliczasz 20% kosztu.
Ubezpieczenie AC w kosztach firmy – kluczowe limity
Ubezpieczenie AC jest dobrowolne. Chroni auto przed zniszczeniem lub kradzieżą. Możesz je zaliczyć do kosztów firmy. Obowiązują jednak pewne ograniczenia. Limit dotyczy samochodów osobowych. Jeśli wartość auta przekracza 150 000 zł, stosujesz proporcję.
Limit kosztów ubezpieczenia AC to 150 000 zł. Kwota ta dotyczy wartości samochodu. Jeśli auto jest droższe, odliczasz część składki. Obliczasz ją proporcjonalnie.
Proporcja wynosi: (150 000 zł / wartość samochodu dla celów ubezpieczenia) * wartość składki AC.
Dla aut elektrycznych limit jest wyższy. Wynosi 225 000 zł. Powyżej tej kwoty także stosujesz proporcję. Wartość auta do celów ubezpieczenia jest kluczowa. Zazwyczaj jest to suma ubezpieczenia lub wartość rynkowa. Znajdziesz ją na polisie.
Jak obliczyć odliczenie AC, gdy wartość samochodu przekracza limit?
Obliczasz proporcję. Dzielisz limit (150 000 zł lub 225 000 zł dla elektrycznych) przez wartość auta dla celów ubezpieczenia. Mnożysz wynik przez wartość składki AC. Kwota ta stanowi Twój koszt podatkowy.
Przykład obliczenia odliczenia AC
Przyjmijmy, że wartość Twojego auta to 190 000 zł. Składka roczna AC wynosi 2 000 zł. Auto nie jest elektryczne. Limit to 150 000 zł. Obliczasz proporcję: (150 000 zł / 190 000 zł) * 2 000 zł = 1 578,95 zł. Tę kwotę możesz zaliczyć do kosztów. Pozostała część składki (421,05 zł) nie jest kosztem.
Inny przykład: auto warte 175 000 zł. Składka AC 4 000 zł. Proporcja: (150 000 zł / 175 000 zł) * 4 000 zł = 3 428,57 zł. Tyle możesz odliczyć. Wartość auta przyjęta dla celów ubezpieczenia jest kluczowa.
Sposób użytkowania samochodu a odliczenie ubezpieczenia
Sposób użytkowania auta wpływa na odliczenia. Jeśli auto jest składnikiem majątku firmy, zasady są jasne. Wpisujesz je do ewidencji środków trwałych. Wtedy możesz zaliczyć pełne koszty ubezpieczenia OC/NNW/Assistance. AC podlega limitowi 150 tys. zł lub 225 tys. zł.
Jeśli używasz auta prywatnego do celów firmowych, zasady są inne. Możesz odliczyć 20% wydatków. Dotyczy to OC, Assistance i NNW. Odliczenie AC także jest ograniczone. Limit 150 tys. zł nadal obowiązuje. Dodatkowo stosujesz limit 20% od całości.
Przy korzystaniu z auta prywatnego musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Nazywasz to kilometrówką. Koszt odliczenia to iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km.
Dokumentowanie wykorzystania pojazdu jest niezbędne.
Dokumentacja i moment ujęcia kosztu
Do rozliczenia składek ubezpieczeniowych potrzebujesz odpowiednich dokumentów. Podstawą jest polisa ubezpieczeniowa. Nie potrzebujesz faktury za ubezpieczenie. Polisa potwierdza zawarcie umowy. Jest niezbędna do ujęcia kosztu w księgach.
Potrzebujesz też dowodu opłaty polisy. Potwierdza on poniesienie wydatku. Dzień powstania kosztu to dzień wystawienia polisy. Dotyczy to metody kasowej w KPiR. Jeśli stosujesz metodę memoriałową, rozliczasz koszt proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia.
Jaki dokument jest niezbędny do rozliczenia składek na ubezpieczenie?
Podstawowym dokumentem jest polisa ubezpieczeniowa. Potrzebujesz też dowodu opłaty. Polisa jest dowodem poniesionego kosztu, nie faktura.
Jak prawidłowo dokumentować koszty ubezpieczenia? Zbieraj polisy i potwierdzenia przelewów. Przy aucie prywatnym prowadź szczegółową kilometrówkę.
- Prawidłowo zakwalifikuj pojazd w ewidencji firmowej.
- Dokumentuj wykorzystanie pojazdu, zwłaszcza prywatnego.
- Przechowuj polisy i dowody zapłaty.
Odszkodowania z ubezpieczenia a podatek dochodowy
Otrzymanie odszkodowania z polisy też ma skutki podatkowe. Rozliczenie zależy od rodzaju polisy. Odszkodowanie z polisy AC stanowi przychód. Jest to przychód z działalności gospodarczej. Podlega opodatkowaniu.
Odszkodowania z polisy OC są traktowane inaczej. Jeśli pokryły koszty naprawy, nie są przychodem. Dotyczy to odszkodowań wypłaconych bezgotówkowo. Nadwyżka między odszkodowaniem a kosztem naprawy podlega opodatkowaniu.
Wyjątki dotyczą odszkodowań związanych z majątkiem firmy.
Odsetki od odszkodowań zawsze podlegają opodatkowaniu. Nie korzystają ze zwolnienia z podatku. Wykazujesz je w rocznym zeznaniu PIT. Są to inne źródła dochodu. Przepisy podatkowe mają zastosowanie do odszkodowań i odsetek.
Ubezpieczenie a VAT – odliczenia i odszkodowania
Ubezpieczenie samochodu ma też wpływ na VAT. Przepisy VAT ograniczają odliczenia. Dotyczy to aut osobowych (do 3,5 tony). Zazwyczaj możesz odliczyć 50% VAT. Ograniczenia dotyczą nabycia i eksploatacji pojazdów.
Odszkodowanie z polisy AC może zawierać VAT. Dotyczy to podatnika VAT będącego leasingobiorcą. Odszkodowanie powinno uwzględniać VAT. Dotyczy to części, której leasingobiorca nie mógł odliczyć.
Zgodnie z wyrokiem SN z 26.04.2022, odszkodowanie uwzględnia VAT. Dzieje się tak, gdy poszkodowany mógł odliczyć VAT przy nabyciu usług naprawy. W sytuacji braku możliwości odliczenia, odszkodowanie ustala się od wartości brutto.
Podsumowanie i kluczowe wskazówki
Wliczanie ubezpieczenia auta w koszty firmy jest możliwe. Musisz znać obowiązujące przepisy. OC i NNW odliczasz w całości (firmowe/leasing). Dla aut prywatnych limit to 20%. AC odliczasz z limitem 150 000 zł (lub 225 000 zł dla elektrycznych). Powyżej limitu stosujesz proporcję.
Dokumentuj koszty starannie. Polisa ubezpieczeniowa jest kluczowa. Pamiętaj o kilometrówce przy aucie prywatnym. Rozliczanie odszkodowań zależy od polisy. AC to przychód, OC (na naprawę) zazwyczaj nie. Odsetki zawsze podlegają opodatkowaniu.
- Śledź aktualne regulacje podatkowe.
- Konsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
- Prowadź szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.
- Zwracaj uwagę na wartość auta przy rozliczaniu AC.
Prawidłowe rozliczenie kosztów przynosi korzyści podatkowe. Wymaga jednak staranności. Przepisy ulegają zmianom. Bądź na bieżąco.