Ubezpieczenie leasingowanego auta to ważny koszt w firmie. Sprawdź, jak prawidłowo rozliczyć polisę w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) i jakie limity obowiązują w 2025 roku i później.
Ubezpieczenie auta w leasingu – podstawowe zasady
Leasing to popularna forma finansowania pojazdów. Przedsiębiorca użytkuje samochód. Formalnym właścicielem pozostaje firma leasingowa. Kto ponosi koszty ubezpieczenia? Zawsze leasingobiorca. Rozliczenie polisy budzi pytania. Zasady są podobne jak dla aut własnych. Koszty ubezpieczenia można zaliczyć do kosztów firmowych. Zaliczenie składek nie zależy od kwestii własności. Ubezpieczenie za auta leasingowane księgujesz jak za własne.
Pytanie
Kto ponosi koszty ubezpieczenia leasingowanego auta?
Koszty ubezpieczenia leasingowanego samochodu zawsze ponosi leasingobiorca, czyli przedsiębiorca korzystający z pojazdu.
Pytanie
Czy własność auta ma wpływ na rozliczenie ubezpieczenia?
Nie, zaliczenie składek na ubezpieczenie leasingowanego auta do kosztów uzyskania przychodów nie zależy od kwestii własności pojazdu.
Jakie ubezpieczenia są wymagane w leasingu?
Leasingodawcy wymagają określonych polis. Obowiązkowe jest ubezpieczenie OC. Chroni przed szkodami wyrządzonymi innym. Często wymagane jest też AC. Zapewnia kompleksową ochronę pojazdu. Ubezpieczenie AC jest dobrowolne, ale leasingodawcy go wymagają. NNW chroni kierowcę i pasażerów. Zapewnia ochronę w razie wypadku. Assistance pomaga w awaryjnych sytuacjach. Wielu leasingodawców wymaga tej polisy. GAP jest polecany. Zabezpiecza wartość auta przy szkodzie całkowitej lub kradzieży. Nie jest jednak obowiązkowy.
Pytanie
Jakie rodzaje ubezpieczeń są standardem w leasingu?
Standardowe ubezpieczenia w leasingu to OC, AC i NNW. Leasingodawcy często wymagają także Assistance. Ubezpieczenie GAP jest opcjonalne, ale bardzo przydatne.
Limit kosztów ubezpieczenia w KPiR
Rozliczenie ubezpieczenia podlega limitom. Dotyczy to głównie ubezpieczenia AC i GAP. Limit wynosi 150 000 zł. Dla aut elektrycznych limit to 225 000 zł. Limit dotyczy wartości samochodu. Wartość auta przyjmuje się do celów ubezpieczenia AC. Ubezpieczenie OC nie ma limitu. Można je zaliczyć w całości. Składki AC i GAP są kosztem do proporcji. Proporcja zależy od wartości auta. Jeśli auto kosztuje więcej niż limit, odliczasz tylko część składki. Dla pojazdów powyżej limitów odliczasz proporcjonalną część. Koszt ubezpieczenia wykazujesz w KPiR. Umieść go w kolumnie 13. Składkę ubezpieczeniową wpisujesz w „pozostałe wydatki”.
W cytowanym przepisie nie podano wprost, o który rodzaj ubezpieczenia chodzi (OC, AC, NNW), ale należy przyjąć, że dotyczy on wyłącznie ubezpieczenia AC, bowiem dla ustalenia limitu, o którym mowa w tych przepisach, istotna jest wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia, a tę przyjmuje się tylko dla AC.
Przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć w ciężar kosztów całość ubezpieczenia OC, natomiast składka z tytułu ubezpieczenia AC będzie stanowiła koszt tylko do określonego limitu.
Limit 150 000 zł na składki na ubezpieczenie samochodu dotyczy wartości pojazdu. Kosztem uzyskania przychodu nie mogą być składki AC i GAP przekraczające tę proporcję. Dla samochodów ciężarowych limit kosztów ubezpieczenia nie obowiązuje.
| Rodzaj limitu | Wartość |
|---|---|
| Limit wartości samochodu dla pełnego odliczenia kosztów AC/GAP (standard) | 150 000 zł |
| Limit wartości samochodu dla pełnego odliczenia kosztów AC/GAP (elektryczne) | 225 000 zł |
Pytanie
Jaki limit dotyczy kosztów ubezpieczenia AC i GAP?
Limit kosztów ubezpieczenia AC i GAP wynosi 150 000 zł wartości samochodu. Dla pojazdów elektrycznych limit jest wyższy i wynosi 225 000 zł.
Pytanie
Czy ubezpieczenie OC podlega limitowi kosztów?
Nie, ubezpieczenie OC nie podlega limitowi kosztów. Całą składkę ubezpieczenia OC można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Pytanie
Gdzie księgować koszt ubezpieczenia samochodu w KPiR?
Koszt ubezpieczenia samochodu w leasingu należy wykazać w kolumnie 13 Księgi Przychodów i Rozchodów, czyli w „pozostałych wydatkach”.
Rozliczenie VAT od ubezpieczenia w ratach leasingowych
Ubezpieczenie w ratach leasingowych ma specyficzne zasady VAT. Usługa ubezpieczenia jest co do zasady zwolniona z VAT. Jednak gdy jest częścią raty leasingowej, VAT może być naliczany. Od rat leasingowych na auto osobowe odliczasz 50% VAT. Dotyczy to aut używanych do celów mieszanych. Jeśli auto służy tylko firmie, odliczasz 100% VAT. Potrzebujesz wtedy ewidencji przebiegu. Podatnicy mogą odliczyć VAT od rat. Raty te mogą zawierać koszty ubezpieczenia. Obowiązuje limit 150 000 zł (225 000 zł dla elektrycznych). Składki w ratach podlegają limitom i odliczeniu VAT. Dzieje się to zgodnie z regulacjami.
Usługa ubezpieczenia przedmiotu leasingu i usługa leasingu, co do zasady, stanowią usługi odrębne i niezależne do celów VAT. – TSUE w wyroku z 17 stycznia 2013 r.
Wyrok TSUE wskazuje na odrębność usług. Ich powiązanie zależy od okoliczności. Ubezpieczenie wliczone w raty leasingowe jest powiększone o podatek VAT. Od samochodów osobowych odliczasz 50% VAT od ubezpieczenia. Dotyczy to ubezpieczenia w ratach leasingowych.
Pytanie
Czy od ubezpieczenia w racie leasingowej można odliczyć VAT?
Tak, od ubezpieczenia wliczonego w ratę leasingową można odliczyć VAT. Zazwyczaj jest to 50% VAT dla użytku mieszanego lub 100% dla użytku wyłącznie firmowego, z uwzględnieniem limitów wartości pojazdu.
Pytanie
Kiedy można odliczyć 100% VAT od kosztów związanych z autem w leasingu?
100% VAT od kosztów związanych z autem w leasingu można odliczyć, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Wymaga to prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenia w urzędzie skarbowym.
Metody księgowania kosztów ubezpieczenia
Przedsiębiorca wybiera metodę księgowania. Dostępne są metoda kasowa i memoriałowa. Wybór wpływa na moment zaliczenia kosztu. Metoda księgowania polisy zależy od wybranej metody. W metodzie kasowej koszt ujmujesz jednorazowo. Dzieje się to w dacie zapłaty polisy. Wydatek wykazujesz w dniu poniesienia. W metodzie memoriałowej rozkładasz koszt. Dzielisz go proporcjonalnie na okres ochrony. Polisa obejmuje często rok. Dzielisz koszt na miesiące lub kwartały. Jeśli polisa obejmuje dwa lata podatkowe, dzielisz koszt na te lata. Metoda memoriałowa daje dokładniejszy obraz. Jest obowiązkowa dla firm prowadzących pełną księgowość. Koszt ubezpieczenia można rozliczać różnymi zasadami proporcjonalnego rozliczania.
Pytanie
Kiedy zalicza się koszt ubezpieczenia w metodzie kasowej?
W metodzie kasowej koszt ubezpieczenia zalicza się do kosztów uzyskania przychodów jednorazowo w dacie faktycznego poniesienia wydatku, czyli zazwyczaj w dniu zapłaty składki.
Pytanie
Jak rozliczyć ubezpieczenie w metodzie memoriałowej?
W metodzie memoriałowej koszt ubezpieczenia rozkłada się proporcjonalnie na okresy, których dotyczy ochrona ubezpieczeniowa. Jeśli polisa jest na rok, dzieli się ją na miesiące lub kwartały w zależności od okresu rozliczeniowego.
Ubezpieczenie od leasingodawcy czy własne – co wybrać?
Leasingobiorca ma wybór. Może ubezpieczyć auto przez leasingodawcę. Może też kupić polisę samodzielnie. Wybór zależy od opłacalności. Zależy też od preferencji klienta. Własne ubezpieczenie bywa tańsze. Szczególnie przy dobrych zniżkach. Leasingodawca może naliczyć opłatę dodatkową. To opłata za ubezpieczenie zewnętrzne. Jej wysokość jest różna. Warto porównać oferty. Ubezpieczenie własne musi spełniać wymogi leasingodawcy. Konieczna jest cesja praw z polisy. Przy niekiedy symbolicznej opłacie można zaoszczędzić znacząco.
Oto przykładowe opłaty za ubezpieczenie zewnętrzne:
| Leasingodawca | Opłata netto |
|---|---|
| Alior Leasing | 299 zł |
| PKO Leasing | 100 zł |
| Santander Leasing | brak opłaty |
| Cofidis Leasing | 200 zł |
| Noble Finanse Leasing | 299 zł |
Rozważ te sugestie przy wyborze:
- Warto wykupić ubezpieczenie samochodu we własnym zakresie, jeśli jest to korzystniejsze finansowo lub zapewnia lepsze warunki.
- Przed wyborem ubezpieczenia warto sprawdzić ofertę leasingu i porównać koszty zewnętrzne i wewnętrzne.
- Ważne jest, aby ubezpieczenie spełniało wymogi leasingodawcy i było odpowiednio sformułowane w cesji na leasing.
Pytanie
Czy można ubezpieczyć auto w leasingu we własnym zakresie?
Tak, leasingobiorca może ubezpieczyć auto we własnym zakresie. Musi jednak pamiętać o spełnieniu wymogów leasingodawcy i dokonaniu cesji praw z polisy.
Pytanie
Ile wynosi opłata za ubezpieczenie zewnętrzne u leasingodawcy?
Opłata za ubezpieczenie zewnętrzne różni się w zależności od firmy leasingowej. Może wynosić od 100 zł do nawet 299 zł netto miesięcznie.
Wpływ nowych przepisów i technologii na rozliczenia
Polskie prawo podatkowe ciągle się zmienia. Nowe regulacje mogą wpłynąć na rozliczenia. Przedsiębiorcy mogą korzystać z nowych regulacji od 1 stycznia 2026 roku. W 2025 roku obowiązują nowe przepisy. Dotyczą one ZUS, urlopów, podatków. Od 2026 roku obowiązkowy będzie KSeF. Krajowy System e-Faktur zmieni sposób dokumentowania. Wprowadzi cyfrową zmianę dla firm. Zmiany w systemie e-Faktur wejdą w życie od 2026 roku. Cyfryzacja procesów księgowych przyspiesza. Systemy księgowe online pomagają w rozliczeniach. Automatyzacja rozliczeń staje się standardem. Warto śledzić aktualizacje przepisów. Dotyczy to zwłaszcza limitów i zasad odliczeń. Dostosowanie do nowych regulacji jest kluczowe.
Technologie wspierające księgowość obejmują:
- KSeF (Krajowy System e-Faktur)
- System wFirma.pl – umożliwia księgowanie kosztów
- Aplikacje mobilne dla księgowych
- Kalkulatory online do wyliczeń
- Serwisy internetowe i platformy edukacyjne
Rozważ te sugestie:
- Prowadź księgowość online, korzystaj z systemów automatyzacji rozliczeń.
- Ustal regulamin użytkowania pojazdu w firmie, aby poprawnie odliczać VAT.
- Stosuj metodę memoriałową, jeśli umowa ubezpieczenia obejmuje okres przekraczający rok.
Pytanie
Kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy?
System KSeF (Krajowy System e-Faktur) ma stać się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców od 1 stycznia 2026 roku. Wprowadzi cyfrową rewolucję w fakturowaniu.
Pytanie
Czy systemy online pomagają w rozliczeniu ubezpieczenia?
Tak, systemy księgowe online, takie jak wFirma.pl, oferują narzędzia do księgowania i rozliczania kosztów ubezpieczenia oraz innych wydatków związanych z pojazdami firmowymi.