Zatrudnienie pracownika to znaczący wydatek dla każdego przedsiębiorcy. Koszty te wykraczają poza samo wynagrodzenie. Obejmują szereg obowiązkowych składek ZUS i innych opłat. Zrozumienie pełnych kosztów jest kluczowe dla planowania budżetu firmy. Dowiedz się, co składa się na całkowity koszt zatrudnienia w Polsce.
Co składa się na koszt zatrudnienia pracownika?
Definicja kosztów pracodawcy to suma wszystkich wydatków związanych z zatrudnieniem. Koszty te obejmują wynagrodzenie brutto pracownika. Dodatkowo wlicza się składki na ubezpieczenia społeczne. Należy doliczyć też składkę zdrowotną. Ważne są opłaty na Fundusz Pracy (FP). Pracodawca płaci również na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Koszty pracownicze to także premie i diety. Wliczamy tu wydatki na podnoszenie kwalifikacji. Świadczenia medyczne również stanowią koszt. Całkowity koszt utrzymania pracownika może sięgać ponad 5600 zł miesięcznie. Zależy to od wysokości wynagrodzenia i roku.
Składki ZUS – kluczowy element kosztów zatrudnienia
Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu w ZUS. Składki potrącane są od wynagrodzenia brutto. Zarówno pracodawca, jak i pracownik są zobowiązani do opłacania składek. Każda strona ponosi określoną część kosztów. Wysokość składek zależy od wynagrodzenia brutto. Zależy też od obowiązujących stawek procentowych. Łącznie składki stanowią istotną część kosztów zatrudnienia.
Podział składek między pracownika i pracodawcę
Pracodawca i pracownik finansują razem dwie składki ZUS. Dotyczy to składki emerytalnej i rentowej. Pozostałe składki finansowane są oddzielnie. Składka na ubezpieczenie emerytalne od obu stron wynosi 9,76%. Razem daje to 19,52%. Składka na ubezpieczenie rentowe wynosi 8%. Pracodawca płaci 6,50%. Pracownik pokrywa 1,50%. Pracownik odprowadza składkę chorobową. Jej wysokość to 2,45%. Składka wypadkowa płacona jest przez pracodawcę. Jej wysokość waha się od 0,67% do 3,33%. Zależy to od branży i poziomu ryzyka w firmie. Składka zdrowotna wynosi 9%. Odprowadza ją pracownik od wynagrodzenia brutto. Składka zdrowotna zmniejsza wysokość wynagrodzenia netto. Można ją częściowo odliczyć od podatku. Pracodawca opłaca składki na Fundusz Pracy (2,45%). Płaci też na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%). Maksymalne opłaty ZUS dla pracodawcy wynoszą 22,14%. Dla pracownika jest to 22,71%.
| Rodzaj składki ZUS | Stopa procentowa | Finansujący |
|---|---|---|
| Emerytalna | 19,52% | Pracownik (9,76%) + Pracodawca (9,76%) |
| Rentowa | 8% | Pracownik (1,50%) + Pracodawca (6,50%) |
| Chorobowa | 2,45% | Pracownik |
| Wypadkowa | 0,67% – 3,33% | Pracodawca |
| Zdrowotna | 9% | Pracownik |
| Fundusz Pracy (FP) | 2,45% | Pracodawca |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | 0,10% | Pracodawca |
Limit rocznej podstawy wymiaru składek
Limit trzydziestokrotności rocznej podstawy wymiaru składek dotyczy ubezpieczeń emerytalnego i rentowego. Po przekroczeniu tego limitu w danym roku kalendarzowym, składek na te ubezpieczenia już się nie opłaca. Maksymalna roczna podstawa wymiaru składek na emeryturę i rentę w 2025 roku może wynosić 260 190 zł. Limit ten nie dotyczy składek na Fundusz Pracy. Nie obejmuje też Funduszu Solidarnościowego. Składki chorobowe i zdrowotne również nie podlegają temu limitowi. Nie dotyczy on także Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Społecznych.
Minimalne wynagrodzenie a koszty zatrudnienia w 2024 i 2025 roku
Minimalne wynagrodzenie za pracę ma bezpośredni wpływ na wysokość składek ZUS. Jego wysokość jest ustalana przez rząd. W 2024 roku minimalna pensja wzrosła dwukrotnie. Od 1 stycznia 2024 roku minimalne wynagrodzenie brutto wynosiło 4242 zł. Od 1 lipca 2024 roku wzrosło do 4300 zł brutto. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w pierwszym półroczu 2024 roku wynosił 5174,38 zł. Od 1 lipca 2024 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu 4300 zł brutto, całkowity koszt zatrudnienia wynosi 5245,14 zł. Miesięczny koszt od stycznia do czerwca 2024 to 5110,76 zł. Od lipca do grudnia 2024 to 5180,64 zł.
W 2025 roku planowany jest kolejny wzrost płacy minimalnej. Minimalna płaca od stycznia 2025 roku wynosi 4666 zł brutto. Wzrost płacy minimalnej w 2025 roku to około 8%. Miesięczny koszt zatrudnienia na minimalnej krajowej w 2025 roku to 5621,60 zł. Koszty składek i podatków dla pracodawcy wynoszą 955,60 zł miesięcznie przy minimalnej krajowej w 2025 roku. Pracownik otrzymuje na rękę około 3510,92 zł przy wynagrodzeniu brutto 4666 zł.
| Okres | Minimalne wynagrodzenie brutto | Całkowity koszt pracodawcy (ok.) |
|---|---|---|
| I półrocze 2024 | 4242 zł | 5110,76 zł |
| II półrocze 2024 | 4300 zł | 5180,64 zł |
| 2025 | 4666 zł | 5621,60 zł |
Ile wynosił ZUS za pracownika od najniższej krajowej w 2023 roku?
Składki ZUS za pracownika od najniższej krajowej w 2023 roku wynosiły łącznie około 1124 zł po stronie pracodawcy i 773 zł po stronie pracownika.
Ile wynoszą składki ZUS za pracownika na pół etatu?
Składki ZUS za osobę zatrudnioną na pół etatu są takie same jak na pełny etat. Zmienia się jedynie podstawa wymiaru składek. Minimalne wynagrodzenie na pół etatu w 2023 roku wynosiło 1745 zł brutto (do 30 czerwca) i 1800 zł (od 1 lipca).
Całkowity koszt zatrudnienia – co jeszcze wliczyć?
Pełny koszt zatrudnienia pracownika obejmuje więcej niż tylko wynagrodzenie i obowiązkowe składki ZUS. Dodatkowe koszty zatrudnienia obejmują badania lekarskie. Należy doliczyć koszty szkoleń BHP. Pracodawca ponosi też koszt wynagrodzenia za czas choroby pracownika. Benefity i premie również wchodzą w skład tych kosztów. W 2024 roku koszty szkoleń BHP wynoszą od 50 do 200 zł za osobę. Badania lekarskie to koszt od 100 do 300 zł za komplet.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dodatkowe, prywatne oszczędzanie na emeryturę. Jest ono finansowane przez pracownika, pracodawcę i państwo. Pracodawcy odprowadzają składkę podstawową na PPK. Wynosi ona 1,5% wynagrodzenia brutto. Pracodawca ma możliwość zadeklarowania wpłat dobrowolnych. Mogą one wynieść do 2,5%. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4300 zł brutto w 2024 roku, miesięczny koszt wpłaty do PPK to około 64,50 zł po stronie pracodawcy.
Koszty uzyskania przychodów
Wynagrodzenia na rzecz pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy. Ustawa o PIT definiuje koszty uzyskania przychodów. Są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Mają też na celu zabezpieczenie źródła przychodów. Nie wszystkie wydatki na składki ubezpieczeniowe są kosztem podatkowym. Art. 23 ustawy o PIT wyłącza niektóre składki z kosztów uzyskania przychodów. Istnieją jednak wyjątki. Na podstawie interpretacji organów podatkowych, składki na ubezpieczenia na życie, wypadkowe i chorobowe mogą być kosztem. Muszą być związane z umowami obejmującymi pracowników na podstawie umowy o pracę. Warunki, aby ubezpieczenie stanowiło koszt podatkowy, są ściśle określone. Uprawnionym do świadczenia nie może być pracodawca. Umowa nie może umożliwiać wypłat z niektórych tytułów w okresie 5 lat. Liczy się od daty zawarcia lub odnowienia umowy. Składki na ubezpieczenie OC dla pracowników nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu. Wydatki na ubezpieczenie zleceniobiorców nie stanowią kosztów podatkowych. Koszty uzyskania przychodów dla pracownika to 250 zł miesięcznie dla pracowników miejscowych. Dla dojeżdżających wynosi 300 zł. Pracujący w miejscu zamieszkania mają 350 zł kosztów.
Koszty zatrudnienia a rodzaj umowy
Przedsiębiorca w swojej firmie może zatrudnić pracowników na różne umowy. Począwszy od umowy o pracę. Kończąc na umowach cywilnoprawnych. Koszty przy umowie o pracę są najwyższe spośród form zatrudnienia. Całkowity koszt zatrudnienia na umowę zlecenie jest mniej skomplikowany. Zależy od kilku czynników. Ważny jest na przykład profil zatrudnionego. Koszty zatrudnienia na umowę zlecenie zależą od sytuacji. Mogą być podobne do kosztów na umowę o pracę. Dzieje się tak przy braku innych tytułów do ubezpieczeń. W przypadku umowy zlecenie ze studentem, składki społeczne są odprowadzane tylko z jednej umowy. Studenci nie muszą opłacać składek społecznych, jeśli nie ukończyli 26 lat. Pracodawca opłaca składki emerytalne, rentowe i wypadkowe. Dotyczy to umowy zlecenie z emerytem lub rencistą. Umowy o dzieło nie odprowadzają składek do ZUS. Wyjątkiem jest umowa zawarta z własnym pracodawcą. Kary do 30 tys. zł grożą za nielegalne zatrudnienie.
Obowiązki pracodawcy związane z ZUS
Pracodawca ma szereg obowiązków wobec ZUS. Obejmują one zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń. Należy to zrobić w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA. Wyrejestrowanie pracownika następuje w ZUS ZWUA. Również w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy. Pracodawca musi przekazywać miesięczne raporty do ZUS. Służą do tego formularze ZUS RCA lub RSA. Obowiązuje zgłaszanie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Służy do tego formularz ZUS ZCNA. Pracodawca musi pobierać i odprowadzać składki. Terminy płatności składek zależą od typu płatnika. Dla większości firm jest to 15. dzień następnego miesiąca. Jednostki budżetowe i samorządowe płacą do 5. dnia. Pozostali płatnicy mają czas do 20. dnia. Elektroniczna forma zgłoszenia do ZUS jest dostępna. Można jej dokonać poprzez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS).
- Regularnie zgłaszaj i opłacaj składki do ZUS. Unikniesz w ten sposób kar finansowych.
- Wykorzystaj dostępne narzędzia elektroniczne ZUS. Ułatwiają one rozliczenia.
- Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń zrób w formularzu ZUS ZUA. Masz na to 7 dni.
- Wyrejestrowanie z ubezpieczeń zrób w ZUS ZWUA. Również w ciągu 7 dni.
Ulgi i zwolnienia w opłacaniu składek ZUS
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność lub spełniający określone warunki mogą korzystać z ulg. Dostępne są różne formy wsparcia. Jedną z nich jest Ulga na Start. Trwa 6 miesięcy. Obejmuje wyłącznie składkę zdrowotną. Kolejną opcją jest Mały ZUS. Obowiązuje przez 24 miesiące. Składki opłaca się od podstawy 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2025 roku podstawa ta wynosi 1399,80 zł. Mały ZUS Plus można stosować przez maksymalnie 36 miesięcy. Dotyczy to 60 miesięcy działalności. Podstawa wymiaru składek zależy tu od dochodu. Przedsiębiorcy na pełnych składkach (Duży ZUS) opłacają składki od podstawy 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2025 roku podstawa ta wynosi 5203,80 zł. Istnieje też możliwość skorzystania z wakacji od ZUS. Dotyczą one składek na ubezpieczenia społeczne przez jeden miesiąc w roku. Wykorzystanie dostępnych ulg i zwolnień może przyczynić się do optymalizacji kosztów zatrudnienia. Przed skorzystaniem z ulg warto skonsultować się z ekspertem ds. kadr i płac.
Perspektywa przyszłości – zmiany w 2025 i 2026 roku
Rynek pracy i przepisy dotyczące zatrudnienia stale się zmieniają. Wzrost minimalnego wynagrodzenia w 2025 roku jest już zaplanowany. Wpłynie on znacząco na koszty pracodawców. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto wzrośnie o 8%. Planowane są też zmiany w przepisach prawa pracy. Nowe obowiązki pracodawców mają wejść w życie od 2026 roku. Wnioski o pilotaż skróconego czasu pracy można było składać w 2025 roku. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców weszły w życie 1 czerwca 2025 roku. Podwyżka wynagrodzenia lekarza rezydenta nastąpi od 1 lipca 2025 roku. Trendy na rynku pracy obejmują automatyzację procesów HR. Rośnie też znaczenie digitalizacji usług księgowych. Przykładem jest obowiązkowy KSeF od 2026 roku. Wzrasta świadomość o pełnych kosztach zatrudnienia.
„W kontekście niepewności gospodarczej i inflacji tak duży wzrost płacy minimalnej wpływa na strukturę płacową i zmniejszoną motywację pracowników.” – Maria Skowrońska, ekspertka rynku pracy LSJ HR Group
Eksperci podkreślają, że rosnące koszty zatrudnienia będą wyzwaniem. Dotyczy to zwłaszcza sektorów niskokwalifikowanych. Specjaliści wskazują na konieczność dostosowania strategii HR. Trzeba reagować na nowe realia rynkowe i prawne.
- Śledź aktualne przepisy na oficjalnych stronach ZUS. Sprawdzaj też informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
- Weryfikuj oficjalne wartości przeciętnego wynagrodzenia podawane przez GUS. Są one publikowane w styczniu każdego roku.
- Prawidłowo wyliczaj i terminowo opłacaj składki. Korzystaj z dostępnych ulg ZUS.
- Korzystaj z kalkulatorów wynagrodzeń online. Pomagają one w dokładnych obliczeniach.
Podsumowanie kosztów zatrudnienia w Polsce
Zatrudnienie pracownika w Polsce wiąże się ze znacznymi kosztami. Nie ograniczają się one do samego wynagrodzenia brutto. Kluczowe są obowiązkowe składki na ZUS. Obejmują one ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Część składek finansuje pracownik. Większość pokrywa pracodawca. Dodatkowe koszty to wpłaty na FP, FGŚP, PPK. Należy też pamiętać o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP. Wysokość kosztów zależy od wynagrodzenia. Wpływają na nie także zmiany w przepisach. Wzrost minimalnego wynagrodzenia w 2024 i 2025 roku zwiększa obciążenia finansowe pracodawców. Zrozumienie wszystkich elementów kosztów zatrudnienia jest niezbędne. Pozwala to na efektywne zarządzanie budżetem firmy. Pomaga też w planowaniu polityki płacowej. Terminowe opłacanie składek i zgłaszanie pracowników jest obowiązkiem pracodawcy. Można korzystać z dostępnych ulg ZUS, aby zoptymalizować wydatki. Warto na bieżąco śledzić zmiany w prawie. Dotyczy to zwłaszcza przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i podatków.
Do kiedy odprowadza się składki ZUS za pracownika?
Terminy płatności składek ZUS zależą od typu płatnika. Dla większości firm jest to 15. dzień następnego miesiąca. Jednostki budżetowe i samorządowe mają czas do 5. dnia. Pozostali płatnicy opłacają składki do 20. dnia miesiąca.
Kiedy ZUS wypłaca świadczenie chorobowe za L4, a kiedy pracodawca?
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w ciągu roku kalendarzowego. Dotyczy to pracowników, którzy ukończyli 50 lat. Za pierwsze 14 dni płaci pracodawca. Od 34. dnia (lub 15. dnia dla osób 50+) świadczenie chorobowe wypłaca ZUS.